O papel da secretária de advogado mudou bastante nos últimos anos, tornando-se uma função estratégica para os escritórios de advocacia. Atualmente, contar com uma secretária qualificada significa investir no bom atendimento aos clientes, o que pode ser um grande diferencial competitivo.
Neste post, vou contar um pouco sobre como aconteceu essa transformação no trabalho das secretárias (e dos secretários!) de escritórios de advocacia e como elas/eles podem contribuir para a atração e retenção dos seus clientes, além de trazer algumas dicas sobre como contratar um bom profissional do tipo. Vamos nessa?
Perfil do secretário de advogado: antes e depois
As funções do secretário de advogado que povoam o imaginário de muita gente são o atendimento de telefonemas, a transmissão de recados, a organização da agenda e até alguns cuidados relativos à vida pessoal do advogado, como servir café, comprar passagens e renovar o estoque de materiais do escritório.
Uma série de tarefas operacionais importantes para o bom funcionamento do escritório de advocacia, é verdade, mas cuja importância estratégia não ficava clara nem para a secretária, nem para o advogado.
O desenvolvimento da tecnologia, no entanto, automatizou boa parte dessas tarefas repetitivas, deixando margem para que tais funções fossem substituídas. Atualmente, a profissão conta com formação superior — a graduação em secretariado executivo — e não é mais exercida somente por mulheres, por exemplo.
Hoje os cargos são em boa parte ocupados por profissionais graduados: as secretárias e secretários executivos. Eles acompanham o cumprimento de compromissos, agendados pelos próprios advogados, e atendem os clientes, garantindo que tenham uma boa experiência no escritório.
Nesse contexto de automação, a secretária de advogado acaba tendo um papel de contato humano com os clientes (e com os clientes em potencial). Por isso, o trabalho desses profissionais pode impactar e muito na aquisição e retenção do escritório.
Como podemos ver, hoje o cargo vai bem além da organização de tarefas rotineiras, como era antes. E isso não é benéfico somente para a empresa: com essa valorização da função, vieram também maiores salários, a oportunidade de ter um plano de carreira, dentre outras possibilidades.
Melhorando o atendimento do seu escritório de advocacia por meio do secretário executivo
Falamos que a mudança no perfil da secretária de advogado acompanhou as mudanças nos escritórios de advocacia, mas o que exatamente isso quer dizer?
Os profissionais da atualidade, principalmente os mais jovens, são conhecidos pelo desapego em relação às empresas em que trabalham, mudando facilmente de emprego quando se sentem insatisfeitos. Por isso, organizações que desejam reter talentos têm investido em algumas táticas, aplicadas tanto por gestores quanto pelas áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Veja algumas maneiras de estimular a produtividade e o bom trabalho dos secretários executivos.
Dê feedbacks e apoie o aprendizado
Algumas ações que são usadas principalmente em empresas de tecnologia, como as startups, são reuniões constantes com os líderes, com feedbacks positivos e construtivos, que ajudam o profissional a se desenvolver.
Além disso, o investimento em cursos e treinamentos ajudam o secretário a aprender e se valorizar, o que é bom para ambas as partes: para o profissional, que se sente valorizado, e para o escritório, que dispõe de mão de obra mais qualificada.
Construa uma relação de confiança
Usar agendas compartilhadas e ferramentas integradas é uma maneira de o secretário executivo saber os horários em que o advogado atende, para organizar a própria agenda. Documentos e outros procedimentos do escritório também devem ser compartilhados com os secretários executivos, construindo uma relação de confiança que sem dúvida também será passada aos clientes.
Responda as dúvidas
Para realizar o trabalho com segurança, a secretária do escritório de advocacia precisa ter as respostas necessárias. Esteja disponível ou indique a pessoa competente para respondê-las! Dessa forma, o trabalho do secretário é facilitado, o cliente fica satisfeito com as respostas, em vez de ouvir um “não” sei, e todos saem ganhando!
Escolhendo um profissional com as exigências atuais do mercado
Falamos sobre como o perfil da secretária de advogado mudou nos últimos anos, assim como sobre algumas maneiras de o escritório reter esses profissionais. Mas e para quem quer contratar, quais características devem ser procuradas?
Em primeiro lugar, é importante que a secretária que vai trabalhar em um ambiente de advocacia tenha interesse pela área jurídica e que represente bem os valores do escritório, já que vai servir como porta voz desses valores no relacionamento com clientes, parceiros e com outros funcionários. Além disso, são desejáveis habilidades de comunicação, tanto escrita quanto falada, e capacidade de planejar e organizar atividades.
Outras competências variam de escritório para escritório, como falar outros idiomas, caso a empresa atue em outros países, e lidar com questões de administração, para escritórios com poucos funcionários. E, em todos os casos, ter interesse por tecnologia e familiaridade com aplicativos voltados a advocacia é cada vez mais importante.
Para que esses pré-requisitos fiquem claros e você atraia candidatos que estejam de acordo com o que precisa, é bom também ter atenção da hora de escrever a descrição da vaga, listando características, comportamentos e habilidades ideais para trabalhar no seu escritório de advocacia.
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É fácil constatar que, com as novas tecnologias, as rotinas dos escritórios de advocacia mudaram e, junto com elas, o trabalho dos secretários que fazem parte da equipe.
Agora, o papel da secretária de advogado vai além da organização: é também uma espécie de ponte entre advogados e clientes, contribuindo para a aquisição e retenção deles, assim como sendo um diferencial em um mundo onde muitas tarefas são automatizadas.
E, aproveitando o assunto, quero te convidar para continuar aprendendo mais sobre como ter sucesso no mercado de advocacia, através da minha newsletter semanal “Terça Maverick”, que você pode receber se cadastrando abaixo: