A crise causada pela pandemia do novo coronavírus no começo de 2020 impactou muitas atividades produtivas, muito em função das restrições que foram impostas para tentar conter o aumento do número de casos.
E na advocacia isso não foi diferente.
Diante desse cenário de incertezas, resolvi escrever este artigo para tentar auxiliar quem está passando por algum tipo de dificuldade nas suas atividades de advocacia.
Aliás, importante dizer que as dicas que darei neste conteúdo são válidas para qualquer momento de crise; não apenas a atual, causada pela Covid-19, mas também para crises econômicas e até mesmo crises que só dizem respeito ao seu próprio escritório.
Quando os percalços aparecem, é a hora em que o seu lado empreendedor deve falar mais alto e você deve estudar a fundo todas as técnicas de Empreendedorismo Jurídico. Afinal, na crise, é preciso conhecimento para cortar gastos, aumentar a eficiência e conseguir manter a produtividade no escritório.
Nesse sentido, é preciso, mais do que nunca, lançar mão da racionalidade para administrar as turbulências, tendo sempre em mente que crises são momentos de potencial crescimento.
Em meios às dificuldades impostas pela pandemia, Jorge Paulo Lemann, um dos homens mais ricos do Brasil e do mundo, afirmou: “o que eu gosto mais é que toda crise é cheia de oportunidades”.
Com a Covid-19 fazendo estrago na saúde das pessoas e em todos os setores da economia, tendo inclusive casos de escritórios famosos demitindo 100% dos estagiários, chegou a hora de cuidarmos da advocacia.
Neste post, vou mostrar a você como advogar durante a crise e reduzir os impactos negativos desses tempos difíceis. Acompanhe!
1. Prepare estratégias específicas para advogar durante a crise
O primeiro ponto é: chame uma reunião entre sócios (online, em razão da quarentena do coronavírus) e seja 100% transparente quanto à situação financeira do escritório. Definam juntos quais ações serão adotadas. Não adie as decisões; agora é um momento de ação.
Outro aspecto fundamental é estar preparado para todos os cenários.
Para isso, faça projeções pessimista, moderada e otimista do seu faturamento deste ano, tendo em vista a realidade da desaceleração ocasionada pelo coronavírus, e tente antecipar o que você faria caso esses cenários se confirmarem.
Em seguida, defina com os sócios quais os pontos mais importantes para fazer micromonitoramento, como fluxo de caixa, número de novos clientes, retenção de clientes, taxa de inadimplência etc. Esse será seu foco nesse período; por isso, acompanhe diariamente.
Por fim, identifique novas oportunidades na advocacia.
Fique atento a serviços que vão crescer com a crise, como as áreas trabalhista, de recuperação judicial e de crédito, e do consumidor, e veja a possibilidade de começar a atuar nelas sem aumentar seus custos operacionais.
De fato, muitos escritórios têm se beneficiado com a crise, devido, sobretudo, ao aumento da demanda por serviços de consultoria. São clientes que precisam de auxílio em questões relacionadas a temas como direito trabalhista, recuperação judicial, tributário, consumidor, revisões contratuais, proteção de dados digitais, etc.
E não é para menos.
Crises como a atual podem gerar cenários sem precedentes, ao menos recentemente, fazendo com que muitas empresas precisem de assessoria para lidar com as dificuldades que surgem.
São questões que vão desde a proteção de dados pessoais de funcionários por conta do trabalho a distância em conexões pouco seguras até as regras para cancelamento e reembolso de passagens pelas companhias aéreas.
E isso sem falar de todos os imbróglios jurídicos envolvendo direitos trabalhistas e as repercussões das medidas restritivas no direito de ir e vir das pessoas.
Tudo isso mostra como há oportunidades para serem aproveitadas na advocacia durante a crise, e como é preciso ter uma visão completa do mercado para poder enxergar esses insights.
2. Cuide bem da saúde financeira do seu escritório
Provavelmente, a maior preocupação de toda empresa que se vê no meio de uma crise é sua saúde financeira. E escritórios de advocacia estão à mercê das mesmas dificuldades.
Nesse sentido, reduzir custos é a principal alternativa para conservar a empresa e enfrentar os períodos de incerteza. E, para isso, existem algumas dicas que podem ajudar:
Pense de forma estratégica
Uma vez que a crise chegou, não há o que fazer: encare o plano redução de custos como uma ação estratégica para o desenvolvimento do escritório e não como uma atitude de risco.
Isso significa implementar mudanças que visem ao crescimento da empresa, estabelecendo uma plano de contenção que permite economizar recursos para cobrir os gastos. Se sobrar dinheiro no fim do mês, melhor ainda.
Trabalhe virtualmente
Se há uma coisa que pandemia nos mostrou é que é possível trabalharmos e nos comunicarmos a distância sem grandes problemas.
Criar um “escritório” virtual permite à empresa cortar gastos inerente à sua atividade, como água e luz. Além disso, estudos comprovam que o trabalho remoto pode aumentar a produtividade e colaborar para o bem estar dos trabalhadores, sejam eles funcionários ou os sócios do escritório.
Utilize espaços compartilhados
Quer cortar gastos com a manutenção do escritório, mas o home office não tem mostrado bons resultados? Outra alternativa é aproveitar espaços de coworking. Espalhados por todo o Brasil, esse locais oferecem a estrutura necessária para que os profissionais possam atuar em um ambiente profissional, sem as distrações do trabalho em casa. Além disso, são locais excelentes para networking.
Considere terceirizar serviços
Outra alternativa interessante para reduzir custos na advocacia durante a crise é terceirizar serviços. Muitos escritórios possuem demandas e processos em diferentes comarcas e, para atendê-los, precisam contar com serviços de terceiros, como os advogados correspondentes, para economizar tempo e dinheiro. Além de agilizar as diligências, essa é uma excelente oportunidade para construir parcerias.
Faça relatórios de custos
Cuidar da saúde financeira do escritório em meio a crises passa por um planejamento financeiro minucioso. Para isso, é fundamental conhecer bem a empresa e o que acontece dentro dela.
O controle dos custos pode ser feito por meio de relatórios que identifiquem as principais informações financeiras do escritório, como índice de desempenho, média de tempo para terminar cada tarefa, valores cobrados etc.
Juntamente com esses dados, é importante listar despesas fixas e variáveis da empresa, bem como o lucro obtido no último período. Com essas informações em mãos, você consegue traçar metas mais próximas à realidade, auxiliando na tomada de decisões e definição de estratégias.
Realize cortes de gastos
Identificar e remanejar os gastos do seu escritório de advocacia durante a crise não é o suficiente. É preciso cortar despesas desnecessárias. Afinal, por mais insignificantes que pareçam, quando somadas, elas pode interferir no caixa da empresa.
Para saber o que cortar, elenque todos os gastos da empresa, separando-os por tipos e identificando aqueles que podem ser eliminados. Seja detalhista: até copos descartáveis podem fazer diferença no fim do mês.
Revise os benefícios
Em momentos de crise, todos devem fazer sacrifícios e, nesse sentido, analisar os benefícios concedidos aos funcionários é outra alternativa interessante para a saúde financeira do escritório.
Isso não quer dizer que você vai agir fora da Lei ou deixar seus colaboradores desamparados, mas apenas identificar os incentivos que estejam de acordo com os objetivos do escritório e que sejam realmente indispensáveis para o empregado. Tudo o que for considerado supérfluo pode ser cortado ou ao menos suspenso.
Utilize a tecnologia a seu favor
O uso da tecnologia não se resume aos aplicativos para comunicação a distância. Existe uma série de aplicativos jurídicos que podem auxiliar no exercício da advocacia durante a crise. Esses apps ajudam a aumentar a produtividade, a organização e a sistematização do dia a dia do advogado.
3. Tenha foco total na sua produtividade – e nos seus clientes
Em tempos de crise, é normal que as pessoas busquem reduzir gastos e, nesse cenário, uma das primeiras coisas que elas costumam cortar são os serviços – ou ao menos substituí-los por alternativas mais baratas.
Para contornar esse problema, a fidelização dos clientes torna-se imprescindível. Assim como em outras áreas, na advocacia, o cliente não vai manter seus gastos com um serviço caro se ele não lhe trouxer resultados e satisfação.
Desse modo, é importante reforçar a comunicação com sua base de clientes, sempre alertando-os sobre o andamento dos seus processos. Entre em contato com os clientes ativos e pergunte como estão, mostre humanidade. Fidelizar um cliente é 5 vezes mais barato do que conquistar um novo.
No caso da pandemia de coronavírus, muitos serviços jurídicos foram suspensos em todo o país. Nesse caso, é preciso manter o cliente informado da situação e atualizá-lo sempre que algo novo acontecer. Lembre-se: diante de dificuldades, demonstrar trabalho e esforço nunca é demais.
Comportamentos assim fazem com que, por pior que a situação seja, o cliente tenha consideração pelo trabalho do advogado que contratou, enxergando o custo-benefício da situação.
Aliás, neste ponto, vale destacar a importância da produtividade.
Durante crises, manter uma equipe motivada é ainda mais importante. Isso porque, como vimos, entregar resultados de qualidade e de forma consistente é um dos aspectos que mais pesam para os clientes nesses momentos.
Por isso, criar formas de estimular a organização e produtividade é uma excelente alternativa para escritórios de advocacia durante a crise. Aqui, valem também opções como subcontratação de mão de obra especializada e paralegais, por exemplo. Com tudo isso em mente, veja algumas dicas para fidelização de clientes que separei para você:
Mantenha um relacionamento próximo
A maioria dos clientes que chega a um escritório não tem conhecidos jurídicos e não entende todos os passos de um processo. Por isso, cabe ao profissional contratado guiá-lo por todas as etapas e deixar as informações claras. Isso vai trazer mais segurança para o cliente e um sentimento de acerto em relação à contratação dos seus serviços.
Conte com uma boa equipe
Todo o trabalho de esclarecer informações para o cliente e guiá-lo por todo o andamento do processo pode ser ainda mais efetivo com a ajuda de uma equipe de apoio capacitada. Afinal, nem sempre você terá tempo de atender o cliente pessoalmente. Além disso, uma boa equipe mostra para ele que você se cerca com pessoas capacitadas e igualmente atenciosas.
Melhore a administração do escritório
Como comentei, uma das formas de manter seus clientes durante tempos de crise é mostrar trabalho. E, para isso, é preciso saber gerir bem o escritório, para que quaisquer dificuldades que a empresa enfrentar não comprometam a qualidade do trabalho entregue ao cliente.
Preste atenção aos casos de cada cliente
Se a primeira dica é manter uma relação de proximidade com os clientes, é natural ter que estudar a fundo o caso de cada um deles e realmente entender suas necessidades. Com a correria do dia a dia, muitos profissionais acabam não analisando com todo o cuidado tudo que chega à sua mesa. Sempre que possível, consulte colegas, comente esforços feitos e aproveite-se da experiência deles para atender ainda melhor.
Seja proativo
Para mostrar resultados para o cliente e fazê-lo entender o momento difícil, é necessário ser proativo. Não espere que o cliente tenha que ligar para você para cobrá-lo das suas obrigações. Antecipe-se a possíveis problemas e, sempre que possível, apresente as melhores soluções.
Ofereça serviços adicionais gratuitos
Agradar é a palavra-chave para manter seus clientes em tempos de crise. Na advocacia, isso significa superar suas expectativas e mostrar que seu escritório é diferente dos outros. Isso não significa que você deve cometer loucuras. Seja razoável e analise o que o seu escritório pode fazer a mais pelo cliente.
4. Considere fortemente advogar em home office
Comentei acima que, ao contrário do que muitos empresários podem pensar, algumas pesquisas mostram que trabalhar de casa pode, na verdade, aumentar a produtividade de quem trabalha em home office.
Outro fator que comentei é a economia, gerada pela redução de custos, que se torna ainda mais importante no contexto de isolamento social em que escrevo este artigo. Importante citar também a flexibilidade de horários e a economia de tempo e dinheiro de quem não precisa enfrentar engarrafamentos todos os dias.
Mas essas vantagens do advogado home office todos nós conhecemos. A dificuldade reside em outra frente: como implantá-lo no seu escritório de advocacia durante a crise?
O principal passo nesse sentido é refletir sobre o seu modelo de negócio. É preciso manter a cabeça aberta para as possibilidades do home office, em especial as vantagens que citei há pouco.
Na era digital, comunicação a distância não é um problema e qualquer smartphone com 4G pode ser o suficiente para participar de uma videoconferência com alta qualidade de imagem e vídeo, sem que pareça amador.
Mesmo que o caso exija que você encontre o cliente, é perfeitamente possível marcar uma reunião na casa dele – o que traz muito mais comodidade para ele, aliás – ou até em outros lugares, como salas de coworking.
Já em relação à sua equipe, existe uma série de aplicativos e programas que permitem um acompanhamento total das atividades, compartilhamento de arquivos e facilidade de comunicação, seja por conferências de vídeo ou por chats em grupo.
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Agora que você já sabe como advogar durante a crise, quero convidar você para continuar aprendendo mais sobre como ter sucesso na advocacia por meio da minha newsletter semanal “Tribo Maverick”, que você pode receber se cadastrando abaixo: